視頻會議系統主要是為兩點以及多點人群交互搭建溝通的橋梁，視頻會議也可以看成是一種虛擬的會議形式，以傳統的網絡為媒介，通過計算機通訊技術來滿足企業辦公的各種需求。

而由于視頻會議系統中運用到的技術十分復雜，在使用的過程中，出現的問題和故障也是多種多樣，想要做好視頻會議系統的維護工作，首先就要懂得如何排除這些故障：

(1)在進行視頻會議時，經常會出現畫面突然卡住的情況，出現這種現象的原因就是因為網絡線路發生了故障，或者局域網流量過高。此時，應該檢查網絡線路是否發生損壞，檢查接口處是否發生損壞或者松動。對于局域網流量過高，其解決措施就是降低IP呼叫的速率，降低局域網流量。

(2)在視頻會議的過程中，有時出現畫面不穩或者畫面遲緩的現象，產生這種情況的原因主要有三種，第一，網絡發生堵塞。解決這個問題的方法就是降低IP呼叫的速率，重新進行呼叫。第二，畫面動作太多。解決這一問題應該減少畫面動作，例如，參會人員盡量不要做出大幅度動作，選擇動作較少的畫面背景也是解決這個問題的有效途徑。

企業視頻會議

(3)在視頻會議系統的運行過程中，有時視頻電話功能會出現故障，可視電話功能不能正常使用，產生這種現象的原因主要有兩個方面，第一，網絡設置錯誤。要解決這個問題，可以參照使用說明書，對網絡設置進行調整。第二，使用者處于專用網或者防火墻之內。

(4)在使用視頻會議系統過程中，有時屏幕上會一直顯示未獲得IP地址的體表，造成這種現象的原因有兩種，第一，自動獲取地址失敗，處理這種問題時，應該檢查地址分配服務器是否存在。第二，ADSL登錄失敗。要解決這個問題，應該確定ADSL的口令和密匙是否正確。

對于視頻會議系統的維護來講，企業自建的系統設備是需要聘請專業的IT技術人員來操作的，部分企業選擇租賃的形式，其維保過程是由供應商所提供的，不同的使用方式對于企業來講有利也有弊。