視頻會議室是與會人員召開視頻會議的場所，用戶通過安裝在會議室中的音像、燈光等設備組成會場系統，收聽、收看遠端會場發送來的聲音、影像及文件資料，并將本地會場的聲音、影像及文件資料傳送到遠端會場。視頻會議會場系統的建設質量直接影響到視頻會議的效果，只有符合視頻會議的各項技術要求，才能確保良好的視聽條件，而高質量的視頻會議會場建設，則能帶來以下方面的效益。

視頻會議

有利于提高視頻會議體驗

當前，視頻會議系統已經發展至高清階段，高保真的聲音和圖像能夠帶給用戶更加真實的視覺和聽覺體驗，從而極大地提升會議效果。這些高清視頻信號和音頻信號，經過視頻會議系統的編解碼和傳輸，最終都要通過擺放在視頻會議室中的會場系統還原成聲音和圖像。假設會場系統達不到高清標準，用戶最終也無法體驗到高清效果，會議效果會大打折扣。因此，高清視頻會議必然要求全程設備的高清化，這對視頻會議會場系統的建設提出了更高的要求。另外，會場系統的好壞不僅影響本地視頻會議體驗，同樣也會影響到遠端會場的用戶體驗，例如本地會場拾音設備出現問題或光線過暗，都會影響到遠端會場用戶的收聽收看效果。因此，加強視頻會議會場系統的建設，將顯著提高用戶的視頻會議體驗。

有利于設備的運維操作

視頻會議召開期間，伴隨會議議程的不斷推進，會有大量的鏡頭畫面切換以及聲音切換調整等操作。視頻會議會場系統建設的設計階段，如果充分考慮了后期的操作需求，應為運維人員預留專用的設備控制間，這樣的控制間不僅可以讓操作人員方便操作現場的各種多媒體設備，還能及時觀察到會議現場情況。即使不具備條件設立單獨控制間的視頻會議室，也應該考慮現場操作的需求，在會場預留運維人員的操作席位和線路接口。使用遠程控制手段完成設備操控的會議室，也應在視頻會議會場系統建設設計階段考慮遠程監控工具的接入事項，以確保運維人員可以在遠程操控席位監控現場設備及會議情況。